クリニックの紙カルテの保管や廃棄に、困ったことはありませんか？
長く来院していない患者様のカルテがたまってしまい、クリニックの休憩室や自宅に山積みになっているというケースも少なくありません。
しかし、「大手のカルテ保管サービスを利用しようとしたけれど、意外とコストがかかる」と感じた方もいるのではないでしょうか。そんな皆さまにご紹介したいのが、株式会社日本ホップスさんの「カルテ保管・廃棄サービス」です。今回は企画広報室の間所達郎さんに、詳しくお話を伺ってみました！

株式会社日本ホップス
EC・企画広報室　　間所 達郎さん

東京都出身。武蔵大学を卒業後、さまざまな業界の経験を経て、株式会社日本ホップスに入社。現在はEC・企画広報室で、カルテの保管・管理業務のマネジメントをはじめ、自社製品の企画販売など、幅広い業務に携わっている。趣味は写真撮影で、写真学校にも通ったほどの本格派。

「カルテ保管・廃棄サービス」ってどんなサービス？

――日本ホップスさんの「カルテ保管・廃棄サービス」とは、どのようなサービスですか？

間所さん：弊社がクリニックに代わって、紙カルテの保管・廃棄を行うサービスです。閉院したクリニックでカルテの保管場所を探している場合や、営業しているクリニックが「紙カルテが増え過ぎて置き場所に困っている」という場合などに、ご利用いただいております。
 
例えば、クリニックが閉院する際は、診療自体はストップしても、カルテだけは最終来院日から5年間は保存する義務があります。そのため、弊社提携の「文書保管センター」で5年間カルテを保管し、保存期間満了後に自動で溶解廃棄いたします。
 
また、長年診療を続けているクリニックでも、カルテが増え過ぎて所定のスペースに収まり切らず、スタッフの休憩室や院長先生の自宅に保管していることもあります。
このような場合は、「最終来院日から5年過ぎたカルテを、あと5年間保管してほしい」といった形で、依頼を受けることが多いですね。保存期限が満了したカルテは、弊社が責任を持って溶解廃棄いたします。

カルテの回収方法や使用する箱はどんなもの？

――カルテはどのように回収しますか？

間所さん： 回収先の住所と段ボール箱箱数、回収希望日をご連絡いただければ、集荷業者が回収に伺います。少量の保管・廃棄もOKですし、病院のカルテなどはこれまで一度に900箱を回収したこともあります。

――カルテを入れる箱は、御社の指定のものを使いますか？

間所さん： いいえ、廃棄の場合は指定ありません。「指定の段ボール箱を使ってください」という業者もありますが、弊社では特に決まりは設けていません。ホームセンターから段ボール箱を買ってきていただいてもいいですし、お手持ちの段ボール箱があればそれでも大丈夫です。段ボール箱が欲しいという希望があれば、有償でお届けすることもできます。
ただし、保管の場合は、弊社指定の段ボール箱に詰めていただきます。
 
段ボール箱にカルテをファイルごと入れ、箱に詰めたらガムテープで止めていただければ、そのまま回収いたします。
 
また、保管の時には、たとえば「名字がア行の患者さんは①の箱」というように、一箱ずつ番号を付けてリストを作っていただきます。弊社及び保管倉庫もそのリストを把握した上で保管し、もしもカルテが必要になったときには、「何番の箱」と言っていただければ、有償で送ることもできます。

セキュリティ体制は？

――箱の中身は、開封して確認するのですか？

間所さん： いいえ、段ボールの口をガムテープで止めていただいた状態で回収し、そのまま保管・廃棄します。廃棄するときも、弊社の場合はクリアファイルごと溶解廃棄するので、段ボールを開けて確認することもありません。そのため、カルテの中身を誰にも見られることなく、安全に保管・廃棄することができます。

 
――カルテをクリアファイルごと廃棄できるのですね！

間所さん： そうなんです。業者によっては、「カルテフォルダーが入っていると回収できない」と言われる場合もあるのですが、弊社はPPのカルテフォルダーに綴じた状態で処理できる溶解廃棄会社と提携しているので、そのまま処理できます。環境になるべく優しいように、紙の部分は100％リサイクルしています。

――保管されたカルテは、安全に管理されているのでしょうか？

間所さん： はい、保管倉庫は、防犯セキュリティ体制はもちろんのこと、耐震や湿度管理を徹底しており、お預かりした大切な機密情報を安全・適正に保管・管理しております。

カルテの保管・廃棄の料金は？

 
――カルテの保管・廃棄の料金はおいくらでしょうか？

間所さん： 保管と廃棄がセットの場合、保管料は1年目（初年）が集荷送料込みで、年間1箱4,000円。2年目以降は年間1箱3,000円です。　1ヶ月当たりにすると、保管料は1箱250円です。保管後の廃棄料は、1箱1,000円です（料金はすべて税別）。沖縄や離島は送料を別途頂戴しますが、それ以外は日本全国、同じ料金で対応しています。

溶解廃棄のみの場合は、関東中心部が1箱1,600円、それ以外の地域は1箱2,200円（各税別）です。料金には溶解廃棄料、集荷運賃、廃棄証明書発行料が含まれています。

――すごく安いですね！

間所さん： そうですね。集荷の送料込みでこの価格で出しているところは、ほとんどないはずです。実は弊社も以前はもっと高く設定していたのですが、大手業者との差別化を図るために、思い切ってこの価格にしました。
 
価格は安くても、セキュリティ面や保管する環境は万全にしていますので、安心してご依頼いただけます。

医療業界で様々なサービスを展開する日本ホップス

 
――御社はカルテの保管・廃棄以外にどんなお仕事をしているんですか？

間所さん： 弊社は1980年に創業以来、医療用カルテの管理事業からはじまり、現在は医療業界を中心に、内装デザイン工事や家具のレイアウト、医療機器の販売、自社製品の企画・販売など、お客様のニーズに合わせたトータルプランニングを行っています。
 
たとえばテナントを借りてクリニックを開業する際には、多くの場合に内装工事が必要になります。家具の配置も考えなければいけませんし、医療機器や事務機の手配などもやらなくてはなりません。
 
こうした業務を、弊社にお任せいただければ、トータルでサポートいたします。内装工事はお客様のご要望をお聞きした上で、弊社のデザイナーが図面を起こしてご提案し、提携している内装業者と共にご希望のイメージに沿った内装に仕上げます。プチ改装から、高級ホテルのようなクリニックの内装まで、どんなご要望にもお応えします。
 
弊社は医療業界のお客様との関わりが深いので、業界に対する知識も豊富で、さまざまなご提案やアドバイスができます。デスクや椅子などの手配も、いろいろなメーカーの製品をご案内できますので、何でも遠慮なくご相談ください。

――歯科クリニックの方々に向けて、間所さんからひと言メッセージをお願いします。

間所さん： 紙カルテの保管や廃棄にお困りのクリニックさんは、まずはお気軽に弊社にご一報ください。新規開業や移転、閉院などのご予定がある方も、ご相談いただければお話をじっくりとお聞きし、お客様が求めていることをつかんだ上で最適なご提案をさせていただきます。
 
お客様のさまざまなご要望にお応えしますので、何かお困りごとがありましたら、弊社に何でもご相談いただけたらと思います。

――間所さん、 役立つお話をありがとうございました！

いかがでしたでしょうか？
紙カルテの保管や廃棄についてお困りでしたら、日本ホップスの間所さんにご相談してみてはいかがでしょうか。カルテ管理以外でも、医療業界に深く関わってきた豊富な経験から、トータルにサポートいただけます！

※「 カルテ保管・廃棄サービス」 について、間所さん宛に「デンタルシステムズの記事を見た」と問合せして頂くと、10%OFFでご対応させて頂きます！

【会社概要】

■株式会社 日本ホップス
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■ カルテ保管・廃棄サービス
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